I'm trying to get paperwork set up properly in compliance with Vietnamese labor laws to do work for my wife's company. We are using a paid service to submit the application to the government.
At the bottom of this message I've posted some Vietnamese instructions I have and a translation from Google.
There are two steps we need to complete. First, my wife's company needs to get permission to be able to hire foreign employees at all. We finished that step. Second, my wife's company must notify the Department of Labor, War Invalids and Social Affairs at least 3 days before the work start date with the following information about the employee:"- First and last name;- Years old;- Nationality;- Passport;- Employer's name;- Work start and end date."
My understanding is spouses of Vietnamese nationals are not only exempt from the work permit, but they are not required to get the work permit exemption either. The only requirements I can find are what I alluded to already, sending notice to the DoL of xy and z.
We are running into problems with the paid service on the second step. They said the government office now wants health checks. I asked where this requirement is posted, they told me the governemnt office makes this request verbally with them, it's not posted anywhere.
During my previous employment elsewhere I was also required to get a health check.
Has anyone completed this process? Could you please share your own experience?
Thank you.
"Dossier of application for certification of free work permit
Pursuant to the provisions of Clause 3, Article 8 of Decree 152/2020/ND-CP, the required documents to request a resolution to confirm the free attribute of a work permit include:
(1) A written request for certification of papers not falling within the competence to issue a work permit, made according to Form No. 09/PLI, Appendix I of this Decree.
(2) Certified copy of valid passport.
(3) Certificate or Medical Examination Certificate from a foreign or Vietnamese medical facility, provided within 12 months, up to the time of the preliminary application.
(4) Written consent upon request for foreign use except in cases not specified as such.
(5) Papers to prove management are not subject to licensing.
Note, document types (3), (4) and (5) must be updated with the original or a certified copy. Schools issued by institutions with foreign degrees must be legalized, translated into Vietnamese and have proof
2. Order and procedures for certification
Pursuant to account 1, account 2 and account 5, Article 8 of Decree 152/2020/ND-CP, the deliberation procedure for certification of work permit exemption shall be conducted in the following order:
- The employer's application file is certified at the Department of Labor, Invalids and Social Affairs at least 10 days before the expected time the employee starts working. Except in cases where only reports are required.
- Within 05 working days from the time of receiving the complete application, the receiving agency shall issue a written confirmation that the employee is not eligible for a work permit (hereinafter referred to as the confirmation document).
- The maximum duration of the written certification shall not exceed 2 years.
3. Cases that do not have to undergo certification procedures but only need to be reported to the Department of Labor, Invalids and Social Affairs
Zone 2, Article 8 of Decree 152/2020/ND-CP stipulates a number of the following reasonable cases where the application for certification is not required but only needs to be reported to the Department of Labour, Invalids and Social Affairs:
- Entering Vietnam with a term of less than 3 months to make a service offering.
- Being a foreign lawyer who has been granted a license to practice law in Vietnam.
- Foreigners marrying Vietnamese and living in Vietnamese territory.
- Being the owner or capital contributor of a limited company with contributed capital of 3 billion VND or more.
- Being the Chairman or member of the Board of Directors of a joint-stock company with a contributed capital of 3 billion VND or more.
- Working in the position of a manager, executive director, expert or technical worker for less than 30 days and no more than 03 times in a year.
- Relatives of members of foreign representative offices in Vietnam.
At least 03 days before the expected time the employee enters the job, the employer must notify the Department of Labor, War Invalids and Social Affairs the following information about the employee:
- First and last name;
- Year old;
- Nationality;
- Passport;
- Employer's name;
- Work start and end date."
"Hồ sơ đề nghị xác nhận được miễn GPLĐ
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, những tài liệu cần có để đề nghị xác nhận thuộc diện được miễn GPLĐ bao gồm:
(1) Giấy đề nghị xác nhận NLĐ không thuộc diện cấp GPLĐ theo Mẫu số 09/PLI Phụ lục I Nghị định này.
(2) Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn thời hạn.
(3) Giấy chứng nhận hoặc Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế của nước ngoài hoặc Việt Nam cấp trong vòng 12 tháng, tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
(4) Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng NLĐ nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu này.
(5) Các giấy tờ để chứng minh NLĐ không thuộc trường hợp phải cấp giấy phép.
Lưu ý, các loại tài liệu (3), (4) và (5) phải nộp bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. trường do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và có chứng thực
2. Trình tự, thủ tục đề nghị xác nhận
Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thủ tục đề nghị xác nhận được miễn GPLĐ tiến hành theo trình tự sau đây:
- Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị xác nhận tại Sở Lao động, Thương binh và Xã hội trước thời điểm dự kiến NLĐ bắt đầu làm việc tối thiểu 10 ngày. Trừ những trường hợp chỉ cần báo cáo.
- Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có văn bản xác nhận NLĐ không thuộc diện cấp GPLĐ (gọi tắt là Văn bản xác nhận).
- Thời hạn của Văn bản xác nhận tối đa không quá 02 năm.
3. Những trường hợp không phải làm thủ tục xác nhận mà chỉ cần báo cáo cho Sở Lao động, Thương binh và Xã hội
Khoản 2 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp sau đây không phải nộp hồ sơ xin xác nhận mà chỉ cần báo cáo cho Sở LĐTBXH:
- Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
- Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.
- Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
- Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH với vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Là Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT của công ty cổ phần với vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Làm việc tại vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có thời gian làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần trong 01 năm.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Ít nhất 03 ngày, trước thời điểm dự kiến NLĐ vào làm việc, NSDLĐ phải báo cho Sở LĐTBXH những thông tin dưới đây về NLĐ
:
- Họ và tên
;
- Tuổi;
- Quốc tị
ch;
- Số hộ chiế
u;
- Tên người sử dụng lao động;
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc."